如何策划同学聚会？策划一场有意义、难忘的同学聚会，你需要这份同学聚会策划组织白皮书。

同学聚会，自然是指同学之间的聚会。分别多年后再次相聚，复杂深刻的情感需要表达的契机。因此，同学聚会不能简单找个地方吃饭唱歌走流水账，更重要的是让同学们能够好好的联络感情。完善的策划准备，周到的现场实施，都必不可少。

同学聚会策划组织白皮书

同学聚会的策划组织总结起来可分为四个阶段：

1、成立筹委会，进行同学聚会活动方案策划及费用预算

2、同学聚会具体环节商定及前期准备

3、聚会活动人员安排和现场执行

4、聚会活动后期服务

一场同学尽欢的聚会，这四个阶段都需要重视，细节需要细细斟酌。

一、先从成立筹委会，进行同学聚会活动方案策划及费用预算说起

1、成立筹委会

同学会筹备小组是聚会的组织和决策中心，一个称职的、分工合理的筹备小组能使聚会进程事半功倍，通常由班干部、活跃分子或是班里其他的同学组成。

由于一场同学会参与人数较多，若事事集体决策则不仅耗费大量时间精力，严重拖慢进程，而且容易动摇军心。因此，方向性决策可适当参考大家的建议，而活动决策和细节则由筹备小组代为决策。

按照同学会需要筹备的三大块内容，筹备小组的工作也可分为这三项：

（1）决策工作：负责活动流程与设计审核，与聚会旅游网的专属策划师联系沟通，敲定服务项目、活动方案、各类设计稿件和活动预算等；

（2）联系工作：负责联系同学老师，统计到场人数，传达活动相关信息等；

（3）财务工作：负责同学会报名费的收集以及活动各项费用的支出管理、开销买单等。

因此，筹委会一般需要导演组、执行组、财务组，职责明确，合理分工。"导演"组负责整体协调指挥，执行组负责具体活动的落地执行，财务组负责活动费用公开及报销。

同时，任何一场同学会，一般会有个发起者或者核心组织者。应该确定一个人为主要负责人，以保证各项准备工作的有序进行。

2、确定同学聚会活动方案

一个完整的同学聚会方案将包括日期、地点、具体工作负责人及应急方案等具体项。

（1）聚会日期是同学会的关键点，因为要考虑到个人的时间，因此要列出一个大部分同学和老师都有空的时间，如五一十一年假暑假寒假或者毕业了只有年假，还要计划到那一天的具体时间段。建议多选择几个日期，伸展开来，综合考虑大家的意愿再做决定。

（2）聚会地点要考虑吃饭的地点、活动的地点、考虑路程、如果有从外地赶过来的还要考虑周边的住宿。这个地点还应包括有纪念意义的地点，曾经的学校、教室、大家活动过的地方。

根据交通、消费情况和人数选择聚餐地址，如果有少数民族的注意尊重和照顾少数民族的风俗习惯。

选好活动会场。有的选择酒店聚餐，KTV唱歌，有的选择回到久违的校园，有的选择旅游景点相聚，无论哪种方式，征求大家的集体意见做决定。

由于一场同学会筹备期较长，同学们确定自己行程以及参加意向的过程也会有一定的反复，所以筹备小组的人员需要就聚会时间、地点等细节问题多次征求大家的意见再最终确定。

（3）确定参加聚会的人员

参加聚会的人员是主要因素，是个人参加还是以家庭为单位参加。如果个人参加，排期是一天的不需要考虑住宿，增加了活动的还需要考虑住宿。如果带家属，在安排时候要考虑小朋友的饮食、住宿和安全，并增加专门的人员负责。同时确定参加和确定不参加的要及时记录，有具体消息及时通知。

（4）确定聚会主题

同学聚会可以有一个发起契机。毕业周年、校庆、班级/年级qq群成立N周年等。寻找多年的同学情绪爆发的时间点，如果有班花班草出面，这次聚会离提上日程就不远了。

当然，也可能根本不需要这些虚的。本来大学时光就很美好，所以到聚会的时间，大家都会很期待聚一次。而我们要做的，就是联系所有的同学，一一告知。

（5）确定主要行程

流程说起来简单但是需要精心的策划及安排，才能确保活动的落地执行及精彩程度。

行程确定后才能出活动具体执行方案，活动预算，根据具体方案完成前期准备。包括物料、素材征集、节目编排。

相聚合影是必备项目。选择具有代表性的地点，如学校大门口，操场跑道、学生食堂，图书馆，篮球场等地点，有的还会穿着定制T恤摆出不同造型，让相聚更有趣味。

同学聚会的时间拉得比较长，可以从室内转战户外，各种节目混合助兴，充分利用良辰美景把同学聚会变成赏心悦事。

在所有行程里，可以安排一个环节，最后为母校做点什么。比如做一棵树，表达对母校的敬爱和情怀。

（6）制定聚会预算

同学会尽量不要给大家带来负担。通常建议参考当地消费水平，确定一个中低档人均费用额度。

筹备小组根据预算选择服务项目。

若无法确定预算情况，可咨询专业的聚会服务商，提出聚会设想和需要的服务项目，以获得初步预算表，筹备小组可在此基础上确定预算。

每位同学的参会费可稍稍高于预算的平均数，以便突发情况的应急。会费最终会根据活动总费用情况实报实销，多还少补。

二、同学聚会具体环节商定及前期准备

1、人员邀请

包括前期电话预约，邀请函的制作与派发，参会人员资料统计等。

可以发布聚会倡议书或聚会电子邀请函。广邀班级老同学。

尽量通知所有同学，通知不到的转告与他关系好的告知，不要有所遗漏，以免造成未请到和不请自来的尴尬。参加自愿，不能来的表示理解，不要强求。

可以先私下联络一些上学时候的活跃分子和明星人物，探探口风。一般这些人参与与否，直接影响到其他人的参与热情。也可以在正式聚会之前，先组织一些小型聚会，把聚会照片放到qq群和微信群，会有预热效果，同学们对聚会的热情会直线增长，并提前产生热门话题。

务必提早告知，预留出准备时间，如果有意外状况可根据实际情况及时调整聚会计划和餐后活动。有任何计划变更及时告知所有同学。

如果需要高端拍照留念，在邀请的时候需要提前通知大家带礼服去。

为了同学会活动保持融洽轻松的氛围，防止同学会“变味”成同学竞相炫富的平台，建议筹备小组成员在通知同学参会时强调同学们尽量避免携带名包、名表、名贵首饰等出席，避免驾驶豪车到场。

记得邀请嘉宾、老师、前后几届的风云校友等。

如果是请专业聚会服务商承办，可以由主办人提供1—2名老师名单和电话，服务商可以协助上门发邀请函。

2、资金筹备

发布聚会倡议书。可能会获得同学中的老板级人物慷慨赞助。同学会会长等重要职位，也可以邀请出资较多的几个同学来担当。

在预算大致确定后，筹备小组便可通知同学们交纳会费；建议设立一个公共账户，通知同学们提前将会费打入账户，供前期筹备工作的开展，同时也方便后期的缴费流程。

同学会的账务信息应秉持透明公开原则，制作账务清单，在整场活动结束后向同学们公布。

3、物料准备

如果是中大型聚会，建议先给同学聚会设计一个统一的标志，标志始终贯穿聚会活动的每个细节，展现再聚的欢欣氛围。

签到表、签到墙、流程表、现场横幅、易拉宝等等都是基本配置。

聚会设备电脑、音响、耳麦等的准备。

准备烘托气氛的装饰物料，彩色气球，海报、手拉旗，横幅等，营造欢乐的相聚场景。

制作一个精美的通讯录，图文并茂，便于保存又有意义。

如果有晚宴或班会，可能还需要烟酒，饮料，瓜子，干果，矿泉水，水果，红布，扑克等用品。

4、各类文稿准备

祝酒词，演讲稿，欢迎词的起草。

怀旧视频、幻灯片的制作。

5、文化衫、纪念品采购

设计统一的服饰是不错的主意。穿着统一定制的班服T恤能让同学们迅速找到同学时候穿统一校服的感觉，拉近彼此的距离。

纪念品包括：徽章、保温杯、钥匙扣、U盘等各种。

6、会场、车辆、机票、酒店、景点门票等等预订。

酒店，娱乐，用餐，游玩的预定。

联系校办参观母校、联系学生用餐餐厅、联系母校敬赠礼品

7、预约摄影摄像师

聚会当天好留念。

8、如有必要，给同学们购买保险。

三、聚会活动人员安排和现场执行

此环节是整个活动过程中相当重要的一部分，前期策划的再好如果执行不到位同样是白搭。聚会当天的人员安排有摄影师摄像师的工作安排，聚会活动开始时的同学签到同学的安排，布置会场的同学安排，现场服务的同学安排。

1、务必有详细写好日程流程，做好分工。

工作内容包括来宾接待、物品布置、现场来宾引导、安排席位、分发抽奖券、准备奖品，节目表演和主持统筹、灯光音效跟踪等。根据需要安排接机或者接站。

2、提前进行会场布置：背景墙、横幅，展架、摆桌凳，做果盘，等会场的布置。

3、提前确认晚会的主持。主持人尽量提前彩排演练。确保现场万无一失。

4、提前安排校园解说。母校已经模样大改，有专人介绍会更易快速融入。

5、摄影摄像师全程跟踪。

6、晚宴注意事项：

叙旧谈天是重点，食物酒水不能太差而扫兴，中档为宜。场子热不热，就靠同学情绪浓不浓了。同学聚会是少有的每个人都是主人、主角的场合，没有客气不客气，只有尽兴不尽兴。

饭桌上不要劝酒，对于开车去的同学，还要提醒开车不喝酒，喝酒不开车。

同学会活动不宜搞太晚，8:00左右散会比较好。

聚餐后若还想活动及时征求同学意见，有事提前离开的同学给予谅解，并根据收费剩余退还相应费用。

最重要的：安全。注意交通安全，勿酒驾，勿酒后闹事。

四、同学聚会活动的后期服务

后期服务能让参会的老同学有完美的体验。也是专业聚会服务商服务水平的体现。后期服务主要包括：

1、照片甄选及画册纪念册、DVD印制、邮寄。

天下没有不散的宴席，要聚的期盼很久，分离的即在眼前，来自五湖四海的，终归要各奔东西。为了留住这个难忘的记忆，做一本聚会的画册符合大家的意愿。

2、聚会消费明细共享。剩余资金要处理妥当，否则容易人心涣散。若剩余资金较多，可成立基金会，用于江湖救急或作为同学子女的教育基金等，帮助有需要的同学，定期公布账目。

3、及时更新大家的通讯录。现在微信流行，这个也显得不那么重要了。

4、征集聚会建议

此次聚会完毕，可以征集大家对聚会的反馈，和对下次聚会的建议。如能定出下回聚会的时间及地点，也是很令人期待的！

5、如果这次聚会同时成立了同学会组织，还需制作聘书并发布。

写在最后：

在学校里，同学和老师是我们永恒的话题，而走出学校的我们，在社会上每天没日没夜打拼的时候，我们却无比怀念在学校里的同学之间纯粹的感情。我们珍惜每次相聚的机会，每次的相聚都希望留下最难忘的回忆。记得收藏这份同学聚会策划组织白皮书，帮助自己精心筹备组织一场有创意又有意义的同学聚会。